Nella sua complessità, il magazzino automatizzato svolge una funzione estremamente semplice quanto scontata: porta al banco il prodotto voluto quando lo richiediamo dalla vendita. Operazione banale e ripetitiva? Proprio due caratteristiche che calzano a pennello per gli automatismi, che agiscono senza annoiarsi e senza commettere errori. E non è poco…

Ma vediamo le principali caratteristiche del rapporto farmacista/robot attraverso alcune domande e affermazioni che tipicamente sentiamo in farmacia.

«Costa tanto»

Ci sono consulenti e guru che vietano questi “marchingegni” perché “costano”. Che differenza c’è nel pagare una persona che fa un lavoro ripetitivo rispetto al pagare una macchina? Se una procedura può essere automatizzata, perché non farlo? E la sicurezza della giacenza che costo ha? Il tempo risparmiato? E questo tempo che valore ha? Sommiamolo: il carico della merce, il prelievo delle confezioni, il controllo scadenze, l’inventario, il refill da scorte… Quanto vale il tempo del personale? Ecco che automatizzando (e quindi ottimizzando) queste azioni il costo e i canoni sono già ammortizzati.
Un aspetto importante nel controllo di gestione è anche il tempo e l’efficacia di controllo con il gestionale per verificare (per esempio) scadenze o basso rotanti (la funzione Cruscotto ce la ricordiamo?). Con l’automatismo il tempo dedicato a queste operazioni si abbassa in modo significativo e quindi c’è un vantaggio economico tangibile.
E infine: come quantificare oggettivamente il “lavorare meglio”? Anche se le risposte a questa domanda sono purtroppo soggettive e quindi poco confrontabili.

«Qual è il migliore in circolazione?»

Una domanda alla quale non è possibile dare una risposta assoluta. Sarebbe come chiedere qual è la migliore autovettura sul mercato: dipende dalle esigenze. Un fuoristrada da due tonnellate non è indicato per fare lunghi tragitti in autostrada, così come una sportiva non la userei per tragitti nelle mulattiere.
Volume disponibile da occupare, capienza, punti di scarico, carico automatico, costi, assistenza e tutte quelle voci che costituiscono le caratteristiche di un automatismo sono le variabili che caratterizzano le differenze tra le diverse marche.
Occorre anche, e non è meno importante, valutare con attenzione il binomio Gestionale-Magazzino automatizzato, in quanto non tutti i software sono in grado di interagire in modo efficiente. Wingesfar, con il suo modulo E-Robot, è in grado di svolgere interessanti funzioni lato gestionale quali il controllo delle scadenze, i non movimentati eccetera.

«Dov’è il prodotto del signor Rossi che non lo trovo?»

Che fastidio questo tipo di domande. Soprattutto quando quel prodotto è passato di mano in mano. Vediamo che nel gestionale la giacenza è positiva ma la scatola non è al suo posto. Una situazione che può capitare a tutti, però se una confezione è entrata nel robot si può essere certi che è ancora lì dentro. Personalmente ritengo che uno dei motivi principali per l’utilizzo del magazzino automatizzato sia proprio la certezza di trovare le cose. Mi è capitato di vedere alcune farmacie “nostalgiche” tenere i sospesi al di fuori del magazzino: ma perché? Il gestionale fornisce tutte le informazioni inerenti a un prodotto: se è sospeso – e quindi riservato a un cliente – viene comunicato; quindi, tenerlo in uno scaffale o nel magazzino automatizzato cosa cambia? In fase di vendita, dal gestionale vedremo che il prodotto è presente e avremo dunque la certezza che, se richiesto, arriverà.

«Ce l’ho in casa, venga pure»

… e poi non c’è. Classica “giacenza errata”. Il gestionale ti dà un valore per quanto riguarda la giacenza teorica, ma nella realtà le cose potrebbero essere diverse. Un carico errato, un reso mal gestito, una scadenza non segnata… i motivi possono essere diversi ma il risultato non cambia: in farmacia quella confezione non c’è. Il gestionale deve dare sempre due giacenze: quella “calcolata” dai movimenti e quella reale all’interno del magazzino. Ci si augura che queste siano uguali, ma occorre ricordare che – nel dubbio – vince sempre il robot. Ovviamente quando le giacenze non tornano, bisogna prendere in mano la situazione e fare il percorso a ritroso: scheda di Banca dati del prodotto > Gestione magazzino > Movimenti, quindi si scorrono le operazioni per individuare quella (o quelle) che hanno portato all’errore di giacenza.

«Mi ha dato il prodotto sbagliato»

Quando si lavora in modo analogico, capita a volte che si prendano le confezioni dalla cassettiera e ci si confonda tra i 20 e 40 milligrammi quando le scatole sono identiche (alzi la mano a chi non è mai capitato!). Con il robot questo evento è impossibile: quando si richiede un prodotto dal gestionale al magazzino, verrà consegnato quel ministeriale, nessun errore. Così come abbiamo visto la sicurezza di visualizzare lo storico dei Movimenti, ovvero vedere cosa e quando è stato caricato e cosa e quando è stato scaricato. Avere traccia dei movimenti – quindi risalire a uno storico di una confezione entrata o uscita dal magazzino – è fondamentale per poter risalire a eventuali “incidenti” durante i processi. Nel caso in cui nel gestionale non sia presente un movimento, nei log del robot è comunque visibile cosa si è scaricato o scaricato.

«Se salta la corrente, non puoi più lavorare»

Vero, ma siamo talmente dipendenti dall’energia elettrica che non solo il magazzino automatizzato non può lavorare (anche se vedremo dopo che non è proprio vero), ma tutto il sistema delle ricette elettroniche è fermo. Non va internet, non vedi le ricette, non puoi stampare le ricette, non va il server con il gestionale, non vanno gli RT, il frigorifero non raffredda e via dicendo. Insomma, siamo fermi.
Dicevamo che in caso di assenza di corrente il robot non funziona, ma questo è vero solo dopo che i vari sistemi di protezione UPS (o gruppi di continuità) hanno finito la loro carica. Infatti, i magazzini automatizzati permettono una sorta di lavoro “a basso consumo” in grado di aiutare il farmacista a trovare i farmaci richiesti. Possiamo definirla una “modalità di emergenza”: tutta l’energia elettrica viene usata per far funzionare i computer che ti dicono dove andare a prendere la confezione richiesta, attività che richiede però una discreta energia fisica, perché ti ritrovi a doverti muovere come l’Uomo Ragno tra un magazzino e l’altro (per esperienza personale, in otto anni mi è capitato una sola volta per qualche ora, quindi statisticamente irrilevante).

«E se si guasta un gruppo di presa?»

Meglio averne due, così se uno si dovesse guastare, non dovrebbero esserci problemi. La ridondanza è una strategia che consiglio in tutte le situazioni. Due server, frigorifero con due motori, due RT, e quindi anche due gruppi di presa. Non si deve temere di essere eccessivi se si installano anche due gruppi di continuità.
Due gruppi di presa lavorano meglio se il magazzino è grande e i movimenti da fare sono ampi. Se invece il magazzino è di piccole dimensioni, possono essere d’intralcio tra loro.
Ma facciamo un esempio pratico. Siamo a banco e stiamo effettuando una vendita, selezioniamo un prodotto e lo richiamiamo dal magazzino (in Wingesfar lo si fa premendo il tasto F8). Se abbiamo adottato la modalità emergenza, il prodotto non arriverà al banco, ma verrà segnalato nello schermo del robot che la tale postazione ha richiamato quel prodotto e ti dirà dove andarlo a prendere.

Riassumendo

Il magazzino automatizzato è una una soluzione efficace ed efficiente per migliorare il lavoro in farmacia. Il tutto deve essere compatibile con gli spazi, il flusso di lavoro e la disponibilità economica. Queste scelte devono essere fatte in modo attento, valutando ogni aspetto possibile. Il binomio gestionale (soprattutto nell’analisi dei prodotti non venduti) e magazzino automatizzato porta a una gestione molto attenta, con una percentuale di errore estremamente bassa, se non nulla.

Buon lavoro!

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