L’elenco potrà essere più o meno corposo, ma ricordiamoci che nel numero totale rientrano i prodotti stagionali – tipicamente, a inizio primavera avremo per esempio dei solari fermi da almeno quattro mesi, così eventuali calzature estive o farmaci antistaminici – e questi li possiamo ignorare.

Soffermiamoci piuttosto sui prodotti fermi da mesi: per intenderci, quel tipo di referenze che se non si fa un giro “fisico” per la farmacia a mo’ di segugio ce li dimentichiamo (è fisiologico). Nella versione Pro del Cruscotto (che consiglio vivamente) si hanno informazioni e strumenti in più, quale per esempio il valore complessivo dei prodotti sia nel costo sia nel prezzo.

La ricerca per filtri 

L’utilizzo dei filtri ci aiuterà a gestire meglio queste informazioni – ditta, tipologia prodotti, giacenze, prezzi, fornitore ecc. – e ci fornirà come risultato una fotografia estremamente dettagliata di cosa è fermo nel tipo di ricerca che vogliamo effettuare (Figura 2).

Filtrare i prodotti per tipologia è sicuramente di grosso aiuto, anche per le modalità di scrematura che si vogliono adottare. Nella tabella con i risultati ci sono molte altre informazioni presenti nelle colonne, tra cui i Raggruppamenti, o i prodotti che dovrebbero essere da consiglio.

Attenzione a un aspetto da non sottovalutare: i prodotti presenti in questo elenco spariscono se ne vende anche solo un pezzo. Per esempio: nel nostro elenco c’è un prodotto X fermo da 5 mesi, con 10 pezzi in giacenza. Qualche giorno dopo si vendono uno o due pezzi: il giorno successivo alla vendita il prodotto X sparisce dalla lista degli invenduti, perché non verrà più riconosciuto come prodotto fermo. Il medesimo prodotto ricomparirà nell’elenco con i pezzi restanti solo dopo 120 giorni di mancata vendita. Quindi il mio suggerimento è di prendere i pezzi fermi dello stesso prodotto e gestirli tutti assieme, anche perché poi subentra la problematica delle scadenze, incubo di noi farmacisti e magazzinieri.

Gestire i prodotti fermi negli ordini automatici

Una volta gestito il prodotto fermo, che fare? Studiarlo: capire se è un prodotto che valga la pena tenere, se ha dei competitor che ruotano di più, sicuramente valutare se riacquistarlo o meno e – soprattutto – adottare delle strategie per farlo uscire.
«Hai già parlato di sistemi automatici di ordine, come facciamo a gestire un prodotto che non ruota?» Le possibilità sono due: la prima, chiedere a chi gestisce l’ordine automatico di utilizzare un filtro a monte, per esempio di non riordinare un prodotto se non lo si vende almeno tre o quattro volte l’anno; la seconda è attribuire la Classe di riordino ES – Esaurimento dalla scheda di Magazzino, in modo che il tal prodotto non verrà riordinato e nemmeno proposto in fase di ordine se si procede con l’ordine tradizionale.

Procedere con il reso al grossista

Se il gestionale viene usato per fare gli ordini in base al venduto, in maniera simmetrica il gestionale deve essere utilizzato al meglio e in modo puntuale anche per vedere cosa NON si è venduto. Se, per esempio, un prodotto è stato acquistato recentemente e abbiamo la possibilità di restituire il prodotto, è disponibile una funzione davvero fondamentale da usare: la Restituzione prodotti a grossista (Figura 3). Questa funzione permette di creare un elenco di prodotti che sono stati caricati dal grossista e che verranno proposti per la restituzione dopo un tot di giorni. Nel momento del caricamento apparirà una finestra che ci segnala che i prodotti entreranno in una lista con una data utile per la restituzione. L’utility di cui stiamo parlando altro non è che l’elenco dei prodotti caricati presentati nelle date utili per la restituzione. La troviamo nel Menu principale > Utilità > Restituzione prodotti.

Questa funzione permette di filtrare i prodotti caricati, scegliendo a monte per ogni prodotto il grossista, se è gestito dal robot e se rientra tra i rimborsabili Assinde (1). Scegliamo il periodo entro il quale possiamo restituire i prodotti (2) – io tendo a visualizzare quelli che sono da restituire tra sette giorni, per non arrivare troppo al limite temporale – per iniziare la scrematura, filtriamo in base al Venduto Medio Giornaliero – VMG (3). Come spartiacque tra i prodotti, per escludere gli alto rotanti (che poco probabilmente verranno restituiti) inserisco un valore VMG di 0,09/0,08. Della schermata spunto la casellina che me li fa selezionare tutti e poi vado di Elimina Singolo per cancellarli. Selezionando la finestra Statistiche in basso (4) possiamo vedere in modo dettagliato l’effettivo andamento. Infatti, il VMG può essere condizionato da una serie di vendite estremamente ravvicinate ma limitate nel tempo. Sempre meglio controllare l’effettivo andamento.

Una volta finalizzato l’elenco, possiamo creare direttamente la bolla di reso fornitore (Stampa bolla dal menu), oppure stampare l’elenco, andare a prendere i prodotti in oggetto e creare in seguito le bolle in modo indipendente. Anche qui, per trovare una soluzione personale che risulti efficace ed efficiente si possono solo fare delle prove sul campo.

Riassumendo quanto detto: verifichiamo i prodotti restituibili e quelli che NON sono venduti. Queste sono le due soluzioni per gestire al meglio i prodotti che per un motivo o per un altro non si vendono più.
La restituzione dei prodotti è una soluzione che offrono i grossisti, ma attenzione a eventuali penali o commissioni per i resi. Meglio restituire un prodotto che ha un’elevata percentuale di rischio di scadere. Per i prodotti non movimentati, ma che purtroppo non possiamo più restituire, non possiamo fare altro che gestirli al meglio: visibilità, sconti, operazioni con la fidelity, applicazione eccetera, tutti strumenti utili a svolgere un’attività mirata.

Buon lavoro!