Cosa abbiamo in casa? La giacenza
Cosa abbiamo in casa? La giacenza
Automatismi, imperfezioni di inventario o di caricamento, vendita distratta: tutti aspetti che possono sfocare i contorni della fotografia del nostro “stato dell’arte” in giacenza. Vediamo come avvicinarci al dato reale
9 maggio 2024
di Alessandro Venturi,
Antica Farmacia Lugaresi,
Alfonsine (RA)
“Cosa abbiamo in casa?”. Questa domanda, per quanto sembri banale, non ha sempre un’altrettanto banale risposta. Prima di ogni cosa dobbiamo essere sicuri che i dati che vediamo visualizzati nel gestionale siano corretti, ragion per cui le due regole di base per affrontare l’argomento sono: 1) avere certezza della giacenza, 2) avere certezza della movimentazione corretta dei prodotti. Cominciamo.
1. La giacenza
I prodotti che sono in giacenza sono quelli che abbiamo “in pancia”, che possono essere prodotti ad alta, media e bassa rotazione. La “certezza al 100 per cento” della giacenza non esiste. E su questo tema chi dice il contrario o è un mago o mente. Però, se la certezza assoluta non è statisticamente credibile, è invece possibile avvicinarsi moltissimo al dato reale. Come? Caricando e vendendo (entrata e uscita) correttamente. Molto scontato in teoria, ma nella pratica le cose non sono mai così semplici: nonostante si ponga la massima attenzione al carico/scarico, ci sono sempre dei disallineamenti tra quello che entra e quello che esce.
Abbiamo già parlato dell’importanza dell’inventario fisico e dell’impatto benefico sulle giacenze, ma anche questo deve essere ben eseguito, altrimenti un inventario fatto male aumenta i problemi invece di risolverli: ci si aspetta che le giacenze siano verificate dall’inventario stesso, che invece – se non corretto – fornisce una “falsa certificazione”.
Il Robot
Per riuscire dunque, anche nel quotidiano, ad avvicinarci alla perfezione del “100 per cento” il robot è sicuramente il nostro “referente di fiducia”. In Wingesfar sono presenti, infatti, due giacenze, quella dichiarata dal robot e quella dichiarata dal gestionale stesso:
- Su un prodotto che sta solo nel robot (per esempio il farmaco etico), i valori dovrebbero essere uguali tra Giacenza Robot e Giacenza gestionale, in caso contrario c’è certamente qualche cosa che non torna e bisogna assolutamente andare a controllare le uscite.
- Se invece abbiamo una doppia collocazione (Robot ed Esposizione, per esempio) è normale che le due giacenze siano diverse. Esiste il caso in cui le giacenze del robot sono superiori a quelle del gestionale, ma questo è indubbiamente un errore ed è urgente verificarne la causa: vendite o caricamento non corretti, resi di vendite ecc.
Nel nostro gestionale Wingesfar ci sono funzioni estremamente importanti che ci possono aiutare nel verificare la Giacenza Robot e Gestionale. Per esempio, Schermata iniziale > Magazzino > E-Robot > Controllo giacenze (Figura 1): con questa funzione (da utilizzare a farmacia ferma!) il gestionale interroga il robot su tutte le giacenze per ogni prodotto:
- la giacenza del magazzino (secondo il gestionale)
- la giacenza presente all’interno del robot stesso
- l’eventuale differenza (evidenziata se anomala)
- i prodotti sospesi.
Sempre in questa schermata possiamo gestire le anomalie, ovvero far aumentare la giacenza gestionale per renderla uguale a quella del robot. Così facendo avremo svolto un’ottimizzazione importante per la questione giacenze. Consiglio di vedere nei Movimenti magazzino la causa di queste discrepanze: il più delle volte si tratta di caricamenti non fatti bene, o vendite di prodotti non ancora caricati e presi direttamente dalle casse dei grossisti.
2. La movimentazione dei prodotti
Avere certezza della movimentazione corretta dei prodotti, abbiamo detto all’inizio. In pratica, essere certi di aver eseguito correttamente le funzioni di caricamento, ordine e vendita, delle quali si è già trattato nelle precedenti puntate. Riassumiamo qui i punti salienti.
Il caricamento
Il caricamento deve essere fatto in modo preciso, non ci sono scuse. L’abbiamo già trattato come argomento singolo, quindi qui rivediamo velocemente i passaggi indispensabili:
- caricare la merce passando i codici a barre (perché sono gli stessi codici che si usano in vendita) e non limitandosi a confermare la riga nell’ordine del gestionale;
- contare (anche due volte) le quantità prima di spuntare il documento di trasporto;
- verificare con attenzione eventuali omaggi e cambi;
- controllare con le fatture la corrispondenza degli importi (che confermerebbe le quantità con i costi).
L’ordine
Con la funzione “Ordine Diretto”, come abbiamo visto, non ci sono problemi nell’avere tutto sotto controllo. Con l’avvento degli automatismi (Robot e Ordine automatico), però, si possono presentare situazioni in cui non si ha sempre il quadro chiaro di cosa si è venduto e cosa si è ordinato. Gli automatismi, infatti, valutano cosa comprare nella giusta quantità basandosi generalmente sul venduto e sui parametri che il titolare (o chi per lui) sceglie e valuta in fase di configurazione: impostare per quanti giorni si vuole la copertura, quanto distribuire tra i grossisti, i fattori di scelta tra un grossista e l’altro, eventuali promozioni presenti nei listini ecc.
Senza entrare troppo nello specifico, possiamo affermare che sono sistemi che, se ben calibrati, funzionano ottimamente e permettono un grande risparmio di tempo, e in alcuni casi in una sensibile ottimizzazione delle giacenze.
Per avere un quadro esatto della situazione, però, non ci resta che interrogare la Banca dati, che – come abbiamo già avuto modo di vedere in una precedente puntata – ci permette di ottenere i giusti dati, anche se non proprio in modo tempestivo, o – soluzione più “smart”, trattata nello stesso articolo – la funzione “Raggruppamenti”, alla quale nuovamente rimando.
La vendita
Nella nostra schermata di vendita cerchiamo di ottimizzare le funzioni in modo da avere sempre a portata di mano le risposte alle nostre domande. Alla domanda: “Quali sciroppi per tosse secca abbiamo in casa?” la risposta deve essere immediata. Ma oltre a trovare il mezzo più performate per avere la risposta, siamo sicuri che le giacenze siano corrette? Anche qui interrogare il robot ha la priorità assoluta: un prodotto presente nel robot arriverà al banco, al 100 per cento.
In conclusione: caricare bene, vendere bene, certezza della giacenza. Poche cose ma fatte bene.
Buon lavoro!
Per eventuali domande sui contenuti di questa rubrica, ricordo il gruppo Wingesfar su Facebook, dove numerosi colleghi sono a disposizione per fugare dubbi e condividere le proprie esperienze.
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