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Controllo fatture: i conti tornano?

Controllo fatture: i conti tornano?

Diciamolo subito usando i termini tecnici: controllare le fatture è noioso. Ma è una procedura che deve essere eseguita per avere il controllo dei costi, e soprattutto quando i conti non tornano

7 novembre 2024

di Alessandro Venturi,
Antica Farmacia Lugaresi,
Alfonsine (RA)

Quando un costo impostato nel gestionale non corrisponde con la fattura, ovvero con quello che paghiamo, le cause possono essere sostanzialmente due: o il farmacista in fase di creazione dell’ordine non ha impostato correttamente i costi (o gli sconti), o la ditta non ha fatturato quanto pattuito. Possiamo aggiungere che anche in fase di carico potrebbero esserci stati dei problemi nell’impostare il costo/sconto. La responsabilità, quindi, non sempre è del farmacista che ha creato l’ordine, non sempre è di chi carica, non sempre dell’agente, non sempre di chi fattura. Ma se c’è un problema non lo si può ignorare: deve essere trovato, analizzato e, soprattutto, corretto.

Partiamo dall’origine

Per ogni fattura ci sono uno o più carichi. Prima dell’avvento delle fatture elettroniche, chi si occupava del controllo confrontava il ddt o la distinta di carico, cercava l’importo finale e se era uguale alla fattura era tutto ok. Se ci fossero state discrepanze si sarebbero analizzate le eventuali voci che causavano la differenza. Questa cosa era fattibile in modo più snello con una fattura e un carico. Con il grossista, dove per ogni fattura c’erano anche centinaia di bolle, il lavoro era decisamente più complesso. Ora con i ddt e le fatture elettroniche, il controllo è automatizzato e quindi anche per le fatture del grossista il controllo è al centesimo.

Come controllare una fattura

Andiamo nel menu Pagamenti, E-Fatture Full, Fatture. Comparirà la finestra con le fatture che sono state prelevate dal nostro cassetto fiscale (Figura 1). Sono presenti sia quelle controllate sia quelle da controllare.

Figura 1

Possiamo distinguere Fatture, Note di credito e gli altri tipi di documenti riconosciuti dal nostro sistema.

Una volta selezionato un Fornitore, premendo il pulsante in alto Controllo Fatture vedremo sulla destra i carichi inerenti alla fattura in oggetto (Figura 2). Se è stata fatta seguendo correttamente le linee guida, il sistema “riconosce” il carico con le informazioni presenti in fattura e l’abbinamento avviene in automatico. In caso contrario, andremo a indicare con quale ditta è stato caricato l’ordine ed effettueremo manualmente l’abbinamento.

Figura 2
Figura 3

All’interno del controllo della fattura selezionata (Figura 3), sulla sinistra avremo le singole voci della fattura e a destra i prodotti del carico.

Se l’abbinamento e i conti sono corretti, la riga bolla è verde ma se ci sono delle anomalie, diventa rossa (Figura 4).

Figura 4

La verifica delle anomalie

Ma quali possono essere le anomalie? Le differenze possono verificarsi nelle quantità e/o nei costi.

Per esempio: carichiamo i prodotti di un espositore, dove ci sono diverse referenze, ma in fattura la voce è una sola. Il gestionale “cerca” il prodotto nella fattura, ma non lo trova. Qui l’analisi dei costi deve essere fatta a mano, ovvero va controllato nel carico il totale importo dell’espositore e verificare che corrisponda a quello fatturato.

Se in fase di ordine sono stati impostati i costi corretti e sono state caricate correttamente le quantità consegnate, non ci saranno errori. Ma nel caso in cui si dovessero presentare, si deve andare a verificare cosa c’è di anomalo e poi si corregge.

Nella schermata di carico (e la vediamo da Schermata iniziale > Riepilogo Ordini e Bolle), selezioniamo il carico, Grossista o Fornitore, e poi clicchiamo sul bottone della matita Modifica. Effettuiamo le modifiche (possiamo agire su quantità, prezzo, sconto, costo e importo totale per riga), diamo l’OK e salviamo.

Una volta verificata la fattura, questa può essere “inviata” allo scadenzario, attraverso il bottone Scadenze Pagamenti (Figura 5), in modo da verificare l’arrivo delle Riba, oppure se è stata pagata con bonifico ecc.

Figura 5

Il controllo fatture ha un ruolo importantissimo nel controllo di gestione, in quanto è l’ultima fase di verifica dei costi e delle quantità. Ed è qui che si vede se la creazione dell’ordine e il carico sono stati fatti bene o meno. Ora non resta altro che controllare le nostre fatture al meglio.

Buon lavoro!

→ Vi siete persi una puntata della nostra rubrica? Le trovate tutte qui.

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