Iniziamo, con questo primo appuntamento, un percorso tecnico-logico inerente la vita dei prodotti che vivono in farmacia. Dalla valutazione all’acquisto, l’acquisto in sé, la gestione del caricamento, della vendita, il pagamento, la permanenza, la gestione dei prodotti “pigri” e l’eventuale loro eliminazione.

Non è raro partecipare a corsi con consulenti che citano, in modo sicuro, la modalità di accesso ai dati da parte del farmacista, con facilità e dimestichezza, come se fosse tutto scontato e veloce. Ma siamo sicuri che sia sempre così? Tu sai accedere ai tuoi dati, anche in modo tempestivo? E sei sicuro che questi siano corretti? Se le risposte sono affermative e sei in grado di spiegare anche come fai, allora poi tranquillamente fermarti qui con la lettura. Ma in caso contrario, allora indossa il mantello dell’umile studente e prosegui per capire come fare da solo e senza particolare sforzi.

Dal “brogliaccio” al gestionale

Prima ancora di acquistare un prodotto (dal grossista o da un’azienda) solitamente si fanno delle valutazioni estremamente personali, sul merito delle quali non ci intromettiamo. Ma per rendere più strutturato il percorso della valutazione o programmazione dell’acquisto bisogna avere degli strumenti, in questo caso i dati.

Ai miei tempi si stilava un elenco – utilizzando rigorosamente una vecchia agenda dell’anno passato, chiamata “brogliaccio” – scrivendo nelle pagine la tipologia di prodotto inerente la stagionalità, per esempio “Tosse mucolitico”, “Ricostituente”, “Solare”, eccetera. E questo ti permetteva di avere una panoramica sull’approvvigionamento, ovvero quali prodotti principali avevi in casa, quanti ne vendevi in quel periodo e la programmazione delle consegne. Lo scopo era semplice: non rimanere sfornito ed evitare l’oniomania (l’impulso morboso agli acquisti) di prodotti.

Tutto apparentemente molto ordinato. Ma chi ti garantiva che l’elenco era esaustivo? Per avere i dati di tutte le vendite dovevi vedere ogni prodotto e le sue statistiche: e se ti eri dimenticato di quei 24 sciroppi che ti erano stati proposti al telefono? Avere il dato corretto e accessibile in modo rapido ed efficace è la base per poter affrontare una corretta valutazione. Il gestionale ti permette di utilizzare un paio di strumenti per avere sotto controllo tutti quei dati prima faticosamente compilati sul brogliaccio: la Banca dati e i Raggruppamenti.

La Banca dati

Con la Banca dati sfruttiamo il lavoro fatto da terzi, grazie alla visualizzazione tramite degli archivi ATC, GMP XXXXX. La Banca dati classifica ogni prodotto  con una voce che ne descrive la caratteristica o il funzionamento. 

Facciamo un esempio pratico: quanti solari abbiamo in casa? Andiamo nella nostra Banca dati, premiamo il pulsante relativo all’interrogazione tramite ATC/GMP e cerchiamo il prodotto “Solari”. 

Ecco che il risultato mostrato è l’elenco dei prodotti presenti in Banca dati (e che la farmacia ha gestito almeno una volta, importante!) a prescindere dalla giacenza. Se andiamo sulla funzione filtro e spuntiamo la funzione di far vedere solo i prodotti presenti in casa (quindi con giacenza superiore a zero), ecco che il risultato che abbiamo è la fotografia in quell’istante dei prodotti “Solari” presenti in farmacia. Volendo possiamo stamparla e tenerla nel nostro brogliaccio. 

Dalle Statistiche ai Raggruppamenti

Per analizzare le vendite possiamo vedere il singolo prodotto oppure effettuare una valutazione aggregata. Usciamo dalla Banca dati, andiamo nelle Statistiche, selezioniamo il periodo che ci interessa visionare e poi andiamo nella palette GMP e cerchiamo “Solari”. Ecco il dato aggregato e puntuale dei prodotti presi in oggetto. Se sono stati fatti degli ordini diretti e occorre vedere le consegne future, bisogna “spulciare” i diversi ordini effettuati per ottenerne l’elenco, anch’esso stampabile e inseribile nel nostro brogliaccio, che ci permette l’immediato colpo d’occhio dei prodotti che verranno consegnati.

Queste procedure sono reali e funzionano, ma non rispondono positivamente alla domanda che ci siamo posti all’inizio, quando abbiamo parlato di ottenere dati in modo tempestivo: per arrivare al risultato abbiamo in effetti elencato non pochi passaggi. Per risolvere questo problema c’è una funzione che personalmente ritengo tra la più importanti dal punto di vista gestionale di un magazzino: i Raggruppamenti. 

Doverosa premessa: iniziare a lavorare con i Raggruppamenti è all’inizio una cosa lunga e meticolosa. Ma permette, nel breve, medio e lungo termine, di avere uno strumento potente e soprattutto estremamente personalizzato. Come dice il nome stesso, i Raggruppamenti permettono di aggregare alcuni prodotti secondo un criterio personalizzato che viaggia parallelo alle classificazioni già presenti.
Iniziamo con un esempio pratico, prendendo come riferimento gli sciroppi per la tosse. Se andiamo a vedere la classificazione degli stessi, troveremo sciroppi registrati come farmaci, altri come omeopatici, altri come dispositivi medici e altri come integratori. Come possiamo avere un dato “aggregato”? Battezzando questi prodotti con un Raggruppamento a nostro piacimento. Vantaggi: i prodotti presenti nei Raggruppamenti li possiamo vedere nella Banca dati e nella schermata Raggruppamenti, il che permette di vedere giacenza, venduto, sconti, prezzi, scadenze, storico vendite/acquisti, statistiche e consegne future con una sola occhiata. Fantastico.

Prima domanda, perché non posso dare a un prodotto più Raggruppamenti? Perché poi nelle statistiche ci sarebbero, per lo stesso prodotto, due Raggruppamenti che andrebbero a sommarsi. Si può ovviare a questo problema usando la funzione Ubicazione e Radici, ovvero la classificazione in base alla collocazione all’interno della farmacia (ne parleremo prossimamente, promesso).
Redigere un elenco di Raggruppamenti è una cosa che richiede tempo, ma bisogna iniziare. Magari con un elenco semplice, quali “Pastiglie per il mal di gola”, “Solari”, “Sciroppi tosse grassa”, “Sciroppi tosse secca”, “Antinfiammatori crema”, eccetera.
La funzione Raggruppamento è presente nel menu Magazzino. Potete aggiungere i prodotti direttamente da quella schermata o dalla singola schermata Magazzino del prodotto.

Ed ecco che il nostro brogliaccio è nato. Possiamo vedere cosa abbiamo venduto, con quale margine è stato acquistato, le consegne future, il totale dei pezzi in casa, tutto sott’occhio e soprattutto aggiornato in tempo reale. Quindi la questione “dato aggiornato” l’abbiamo risolta.
Ma creare il Raggruppamento a proprio piacimento è l’inizio. Ogni volta che entra un prodotto in farmacia ed è un prodotto “da consiglio” bisogna inserirlo nei Raggruppamenti. Perché basta avere un paio di prodotti non sott’occhio ed ecco che la programmazione non è più veritiera. È veramente fondamentale avere sott’occhio vendite, giacenze, rotazioni, prezzi in una schermata sola dei prodotti che scegliamo di consigliare e che il mercato richiede.

Se dopo aver letto questo articolo ancora ci sono dubbi, soprattutto dal punto di vista pratico, si può chiedere aiuto a più di 8.200 (volenterosi) colleghi attraverso il gruppo Facebook (indipendente) dedicato al gestionale Wingesfar: facebook.com/groups/wingesfar.

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